社内データをCopilot Studioにつなぐ前に、資料の正本、利用を許可する人、接続方式、更新担当を一組で決めましょう。SharePointから利用者の権限で参照する方法と、資料のコピーをアップロードする方法では、情報の見せ方や更新の扱いが異なります。作成者が試せる状態に加え、実際の利用者ごとに確認します。
この記事は、Microsoft 365を利用する企業のDX・情シス担当者に向け、資料単位で接続可否を判断する設計案を示します。製品の説明は、Microsoftのstandard harness向け資料にあるSharePointナレッジと生成回答ノードが中心です。採用する方式・認証・公開先に対応する仕様を確認してください。
資料ごとに、正本と利用許可を決める
まず「何に答えるための資料か」を書き、その回答に責任を持つ部門を決めます。改訂前の手順書と現行版、正式な規程と担当者のメモを並べたまま取り込まず、どれを正本として扱い、どの条件で適用するかを業務側と確認します。
次に、その資料を利用予定者へ提供してよいかを確認します。作成者が開ける資料でも、全社員へ案内する用途に使えるとは限りません。機密区分、対象部署、外部利用者の有無、利用の許可者を記録します。正本や利用許可が未定の資料は、接続対象として保留します。
SharePoint参照とアップロードの権限・更新を区別する
Microsoftの対象機能では、SharePointをナレッジとして追加したエージェントは、その利用者がアクセスできる内容を提示します。検索範囲は登録したURLと配下で、資料内のリンク先まで自動でたどる仕組みではありません。公式：SharePointをナレッジに追加する
一方、生成回答ノードへファイルをアップロードする方式では、その内容は元資料のアクセス権にかかわらず、エージェントと会話できる利用者に提供可能です。また、同名のファイルを追加しても既存の資料を上書きせず、新しいコピーを作ります。提供対象と、旧版の扱いを確認して選びます。公式：生成回答ノードでアップロードファイルを使う
ソースの種類ごとに認証要件も異なります。「社内データを追加した」という情報から一括で判断せず、ソースの種類、追加した場所、認証方法を記録してください。公式：ナレッジソースの概要
データ利用確認表で、接続する資料と保留する資料を分ける
次の表はアクセルAIの設計案で、記入例は仮想です。資料ごとの保存先URL、正本の版、接続設定、確認記録への参照先を補って使います。利用者を絞る必要がある資料は、その制限を採用方式で満たせるまで保留します。
表は横にスクロールして確認できます。
| 資料・目的 | 正本・接続方式 | 許可する利用者 | 更新担当・確認記録 | 利用判断 |
|---|---|---|---|---|
| 社内規程の案内 | 現行規程を保管するSharePointの指定範囲 | 規程の案内対象者 | 規程の管理部門／版と参照権限の試験 | 条件がそろった範囲で採用 |
| 部門限定の業務手順 | 正本は確認済み。接続方式は未決定 | 対象部門の担当者 | 手順の管理部門／権限外の利用者でも試す | 権限の検証が済むまで保留 |
| 改訂前の手順書 | 旧版。現行版と内容が食い違う | 利用対象を未確定 | 業務責任者／適用条件を確認 | 現行業務の参照対象から外す |
見積もりや設計の打ち合わせでは、空欄を埋める作業と、設定・試験する作業を分けて依頼します。業務側は正本と提供対象を承認し、情シス・支援側はその条件を満たす接続と確認方法を整理します。
AI実行基盤の責任分担表をダウンロードする。データ更新や権限変更の判断者・作業担当を整理する雛形です。この記事の資料別確認表と合わせて使えます。
実際の利用者と公開先で、見える範囲を確かめる
試験では、参照を許可した利用者と、許可していない利用者を用意します。同じ質問をそれぞれで試し、期待する回答と、出してはいけない内容を記録します。許可した人が必要な情報を得られることと、権限のない人へ内容が出ないことを別々に確認します。
対象のSharePoint機能では、暗号化された資料は利用者が開けても回答の根拠として扱えません。回答が出ないときは、権限だけに原因を決めず、対象資料、接続範囲、ファイル保護、認証を原典と照合します。根拠資料の参照条件を確認し、根拠が見つからない場合と、利用権限がない場合を業務側の判断でも混同しないようにします。
作成画面での確認に加え、予定するTeams等の公開先と利用アカウントで試します。利用者、質問、参照資料、期待結果、実際の回答を残す方法は、AIエージェントの評価ケースで詳しく整理します。
改訂・移動・権限変更を、更新担当へ引き継ぐ
資料の改訂、保存先の移動、権限変更が起きたら、どのエージェントに影響するかを調べられる一覧を残します。原本の管理部門と、エージェント設定の担当が異なる場合は、変更を知らせる先も決めます。更新後には、対象の質問で内容と権限を再確認します。
接続方式を決める際は、更新の反映方法、コピーの差し替え、旧版の除外、権限変更の確認を誰が行うかまで相談してください。環境全体の担当分担や運用範囲はAI実行基盤の記事へつなげ、資料別の確認記録と合わせて管理します。
相談時は、資料の場所と見せたい相手を共有する
保存先、資料の管理部門、利用予定者、公開先、接続方法で迷っている点をまとめると、追加調査や設定変更の範囲を整理できます。実際の資料を共有する前に、どの情報を渡すかと共有方法も確認しましょう。
AI実行基盤の整備支援やCopilot Studio活用支援で相談できる範囲をご確認ください。支援の進め方と支援者の背景も掲載しています。